ERP from A to Z

مدیریت ریسک در پیاده سازی ERP

در سال­های اخیر، توجه به سیستم­های برنامه­ ریزی یکپارچه (ERP) افزایش یافته است. تجربه نشان داده است که پیاده­ سازی ERP همواره پیچیده و با مشکلات زیادی روبرو بوده است. یکی از عوامل موفقیت در پیاده ­سازی سیستم­های ERP شناسایی صحیح ریسک ­ها و پاسخگویی مناسب به آنها در طول چرخه حیات می­باشد. آنچه در این مقاله مورد بررسی قرار می­گیرد، معرفی فاکتورهای ایجاد کننده این ریسک­ ها از نقطه ­نظر مدیریت ریسک در پیاده ­سازی ERP بوده که چکیده نتایج 130 مقاله علمی معتبر است.

به صورت کلی، مديريت ريسک فرايند برنامه­ ريزي نظام­ مندی است مبتنی بر، عدم قطعیت عوامل تأثیرگذار در پیاده­ سازی و براي تشخيص، سنجش، دسته بندی، تحليل، برنامه ریزی و حذف یا کاهش، و پايش ريسک ­هایی که پیاده­ سازی را تهدید یا برای آن ایجاد فرصت می­کنند. مدل ­های مختلفی برای مدیریت ریسک ارائه شده است که اکثر آنها فرآیندهای زیر را، فرآیندهای اصلی مدیریت ریسک می­دانند.

  • برنامه ­ریزی مدیریت ریسک
  • شناسایی ریسک­ ها
  • تحلیل کیفی ریسک­ ها
  • تحلیل کمی ریسک­ ها
  • پاسخگویی به ریسک­ ها و ارائه راهکارهای کاهش اثر
  • کنترل و ارائه بازخورد

همانطور که می­دانیم، مراحل پیاده ­سازی ERP، شامل سه فاز کلی است که در شکل 1 این سه فاز با توجه به منابع مورد نیاز، نمایش داده شده است. فاز اول مربوط به فاز مفهومی بوده که برنامه­ ریزی استراتژیک تا انتخاب سیستم مناسب را دربرمی­ گیرد. فاز دوم شامل پیاده­ سازی سیستم، تست و استقرار نهایی بوده است. فاز سوم مربوط به زمان بعد از پیاده ­سازی سیستم یکپارچه بوده که شامل نگهداری سیستم، به روز رسانی و مدیریت بهبود سیستم می­ شود. پیاده­ سازی ERP در صورتی با موفقیت صورت می­گیرد که هر یک از این سه فاز به درستی مدیریت شوند. ریسک­ های پیاده­ سازی ERP، در هریک از مراحل سه­ گانه وجود داشته که به تفکیک قابل بررسی هستند.

 

فرآیند شناسایی ریسک ­های پیاده­سازی، همواره برای مدیران فرآیندی چالش برانگیز بوده و با مفاهیم مختلفی مانند فاکتورهای ریسک، فاکتورهای عدم قطعیت و یا فاکتورهای کلیدی موفقیت، مورد بررسی قرار می­گیرند. ما در این مقاله به بررسی 16 فاکتور اصلی ریسک در پیاده­ سازی ERP می پردازیم.

  • انتخاب سیستم مناسب: تجربه نشان داده است که انتخاب درست نرم افزار و سیستم مورد استفاده در سازمان، بسیار مهم است. روش­ ها و معیارهای مختلفی برای انتخاب درست سیستم یکپارچه ارائه شده است، که به کارگیری این روش­ها، به سازمان­ها در جهت کاهش اثر این ریسک در پیاده­ سازی ERP، کمک می­کند. نرم­ افزار مورد استفاده باید از نظر راحتی استفاده کاربر، وظیفه­ گرا بودن، نسخه مورد استفاده، قابلیت ارتقا آسان، انعطاف ­پذیر بودن و میزان امنیت مورد برسی قرار گرفته و اثر پیاده­ سازی آن روی فرآیندهای سازمان مطالعه و ارزیابی شود.
  • دانش و مهارت تیم اجرایی: یکی از عوامل موفقیت در پیاده­ سازی ERP، دانش و مهارت کافی تیم اجرایی در حوزه فرآیندها، فناوری اطلاعات، نرم افزارهای مربوطه و توانایی­ های مدیریتی است.
  • مشارکت مدیران ارشد سازمان: مشارکت، حمایت و تعهد مدیران ارشد به سیستم یکپارچه از جمله عوامل مهم در موفقیت پیاده ­سازی ERP است.
  • کارآمد بودن سیستم و ساختار ارتباطات در سازمان: سیستم ارتباطات و مدیریت صحیح آن، نقش مهمی در موفقیت پیاده­ سازی ERP در سازمان دارد.
  • مشارکت کافی کاربران کلیدی: کاربران کلیدی سازمان در هر واحد باید مشارکت و هماهنگی کافی را در پیاده­سازی ERP و آموزش کاربران آینده سیستم داشته باشند.
  • آموزش کافی به کاربران نهایی: آموزش مناسب، موثر و جدی از عوامل موفقیت در پیاده ­سازی فرآیندهای جدید و استفاده از سیستم یکپارچه بود که لازمه آن استقرار فرهنگ دانش محوری در سازمان است.
  • عدم طراحی پیچیده فرآیندها و پیاده سازی تعداد زیاد ماژول­ها در زمان نامناسب: افزایش تعداد ماژول­ ها، پیچیدگی سیستم را افزایش داده و پیاده­ سازی آن را با چالش­های زیادی روبرو می­کند. نیاز است پیاده­ سازی سیستم مرحله به مرحله و با انتخاب ماژول­ های موردنیاز آغاز شود.
  • مهندسی مجدد فرآیندی (BPR) مناسب: تحلیل عمیق فرآیندهای سازمانی و بازنگری آنها بر اساس عملکردهای برتر سیستم ERP، از جمله عوامل مهم در موفقیت پیاده­سازی سیستم یکپارچه می­باشد.
  • مدیریت تغییر (Change Management) مناسب: پیاده ­سازی ERP تنها پیاده­ سازی سیستم و تکنولوژی نیست و لازم است تمام سازمان با توجه به تغییرات بوجود آمده در ساختار و فرآیندها (تغییر از دانش منسوخ به دانش جدید)، به درستی و با استفاده از مکانیزم­ های مشخص (فرهنگی، سیستمی، رفتاری و فنی)، مدیریت شوند، البته باید توجه داشت که مدیریت تغییر در فازهای ابتدایی اهمیت بیشتری دارد.
  • استفاده از سرویس ­های مشاوره حرفه ­ای: استفاده از سرویس ­های مشاوره بیرون از سازمان، بسیار در پیاده ­سازی ERP، رایج بوده و استفاده از تجارب، دانش مدیریتی، دانش فنی، تغییرات بوجود آمده و ماژول­ های موفق و ناموفق پیاده­ سازی شده در سازمان­ های مشابه، ریسک­ شکست را به شدت کاهش می­دهد.

  • رهبری مناسب: رهبری متعهدانه، وجود ارتباطات شفاف در سطح بالای مدیریت، تقویت تیم اجرایی و استفاده از تکنیک­ های مدیریت پروژه از جمله عوامل کلیدی موفقیت در پیاده­ سازی ERP بوده که عدم وجود آن، خود ریسک بزرگی در پیاده سازی است که ریسک­ های بسیاری از آن نشأت می­گیرند.
  • سیستم فناوری اطلاعات نامناسب: بلوغ کافی فرآیندهای فناوری اطلاعات در سازمان یکی دیگر از عوامل موفقیت است. پیاده ­سازی استانداردهای مربوطه، می­تواند موجب کاهش اثرات مخرب این ریسک شوند که تبعاً زمان­بر است.
  • وجود سیستم نگهداری مناسب: نگهداری سیستم یکپارچه بعد از پیاده ­سازی آن، از اهمیت ویژه­ ای برخوردار بوده که هزینه نگهداری سالیانه سیستم حدوداً 25 درصد هزینه­ های اولیه صرف شده در پیاده­ سازی ERP است.
  • ایجاد بهبود مستمر در سیستم یکپارچه: سیستم ERP، نیاز به سرمایه­ گذاری مستمر برای به روز رسانی و افزایش ماژول­ های مورد استفاده در جهت افزایش تطبیق با فرآیندهای­ سازمانی بوده و باید توجه داشت که عدم توجه به این فاکتور، بعد از پیاده­ سازی سیستم، سازمان را تهدید می­کند.
  • برنامه­ ریزی و تفکر استراتژیک مناسب: سازمان باید اهداف استراتژیک خود را از پیاده­ سازی ERP، به روشنی، مشخص کند. استراتژی­ های فناوری سازمان باید با استراتژی­ های کسب و کار سازمان، همسو شوند. در صورتی که سازمان­ ها به درستی ندانند اهداف آنها در پیاده ­سازی ERP، چیست و با چه برنامه ­ای می­توانند به این اهداف دست­ یابند، شکست آن حتمی خواهد بود.
  • مدیریت مالی مناسب: با توجه به اینکه پیاده­ سازی ERP، هزینه ­های بالایی برای سازمان دارد، مدیریت استراتژیک مالی قبل از اجرا و در حین پیاده ­سازی آن، اهمیت زیادی در پذیرش و موفقیت سیستم دارد.

با بررسی­ های انجام شده از میان موارد بیان شده 5 فاکتور زیر اهمیت بیشتری دارند:

  • انتخاب سیستم مناسب
  • برنامه­ ریزی و تفکر استراتژیک مناسب
  • رهبری مناسب
  • مدیریت تغییر (Change Management) مناسب
  • آموزش کافی به کاربران
 

می خواهید بیشتر بدانید؟

آیا درباره راهکارهای ما سوال دارید؟

در قسمت "تماس با ما" فرم مربوطه را پر کنید تا در اسرع وقت با شما تماس بگیریم.

تماس با ما

اخبار

آغاز همکاری رسمی با شرکت Credosoft

آغاز همکاری رسمی با شرکت Credosoft

شرکت دانا سیستم موفق گردید همکاری رسمی خود را با شرکت Credosoft که یکی از معتبرترین شرکت ها در زمینه بازرسی فنی بر مبنای ریسک می باشد، آغاز و مجوز...

نسخه جدید نرم افزار IFS 10 رونمایی شد

نسخه جدید نرم افزار IFS 10 رونمایی شد

شرکت IFS در اردیبهشت ماه 1397 از نسخه 10 خود رونمایی کرد. این نسخه با بیش از 500 قابلیت جدید در اولین Update، تغییرات عمده ای داشته است. مهم ترین...

تایید صلاحیت شرکت دانا سیستم در شورای عالی انفورماتیک

تایید صلاحیت شرکت دانا سیستم در شورای عالی انفورماتیک

شرکت دانا سیستم موفق به اخذ گواهی رتبه بندی و احراز صلاحیت شرکت های انفورماتیکی شد. این مهم طی ارزیابی های متناوب از قراردادهای شرکت و بررسی توان انفورماتیکی شرکت...

نرم افزار IFS برترین راهکار مدیریت دارایی های صنعت نفت و گاز

نرم افزار IFS برترین راهکار مدیریت دارایی های صنعت نفت و گاز

برای ششمین سال متوالی سایت ارزیابی ARC Advisory سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی IFS با بعنوان برترین ارائه کننده راهکار مدیریت دارایی های فیزیکی (EAM) در حوزه نفت و گاز...

دانا سیستم در کنفرانس بین‌المللی مدیریت پروژه

دانا سیستم در کنفرانس بین‌المللی مدیریت پروژه

شرکت دانا سیستم بصورت فعال در کنفرانس بین‌المللی مدیریت پروژه واقع در سالن همایش های بین المللی صدا و سیما حضور داشته و مدل بومی سازی شده خود را در...

دانا سیستم در کنفرانس آخرین یافته ها و تجربیات در تعالی مدیریت نگهداری و تعمیرات

دانا سیستم در کنفرانس آخرین یافته ها و تجربیات در تعالی مدیریت نگهداری و تعمیرات

شرکت دانا سیستم بصورت فعال در کنفرانس بین‌المللی آخرین یافته ها و تجربیات در تعالی مدیریت نگهداری و تعمیرات حضور داشته و تجربیات خود را در حوزه مدیریت دارایی فیزیکی...

دانا سیستم در همایش بین المللی مدیران فنی و نگهداری و تعمیرات

دانا سیستم در همایش بین المللی مدیران فنی و نگهداری و تعمیرات

شرکت دانا سیستم در کنفرانس بین‌المللی همایش بین المللی مدیران فنی و نگهداری و تعمیرات واقع در سالن همایش های بین المللی صدا و سیما بصورت فعال حضور داشته و...

اولین تجربه بین المللی دانا سیستم

اولین تجربه بین المللی دانا سیستم

شرکت دانا سیستم در اولین تجربه بین المللی خود با موفقیت پیاده سازی سیستم یکپارچه IFS برای شرکت ژئوفیزیک پاکستان در کشور پاکستان را به اتمام رسانید. پیاده سازی این...

دانا سیستم در همایش بین المللی پتروشیمی ایران

دانا سیستم در همایش بین المللی پتروشیمی ایران

شرکت دانا سیستم در همایش بین المللی پتروشیمی ایران بصورت فعال حضور داشته و راهکار بومی سازی شده خود را در حوزه پتروشیمی و پالایشگاه و برنامه ریزی منابع سازمانی...

مصاحبه TOGY با مدیر عامل دانا سیستم

مصاحبه TOGY با مدیر عامل دانا سیستم

مجله معتبر بین المللی The Oil and Gas Year با مدیر عامل دانا سیستم مصاحبه ای داشته است که متن مصاحبه درج شده در مجله در زیر قابل مشاهده می...

برگزیده شدن دانا سیستم بعنوان شرکت دانش بنیان صنعتی

 برگزیده شدن دانا سیستم بعنوان شرکت دانش بنیان صنعتی

شرکت دانا سیستم پس از ارزیابی های بعمل آمده توسط معاونت علمی و فن آوری ریاست جمهوری بعنوان شرکت دانش بنیان صنعتی شناخته شده است. ویژگی اصلی شرکت های دانش...