Skip links

مدیریت تغییر در پیاده سازی سیستم یکپارچه ERP

مقدمه

در اقتصاد پویای امروزی، امر تغییر در سازمان­ها همه گیر و اجتناب ناپذیر است. بسیاری از افراد سازمان در برابر تغییرات سازمانی مقاومت می کنند. این مقاومت سازمانی، امری طبیعی در اکثر تغییرات مهم سازمانی می­باشد ولی روند ارتقای سازمان را کند و یا بعضاً غیر قابل ممکن می سازد. البته باید توجه داشت که همه مقاومت­ های سازمانی جنبه منفی ندارند و ممکن است بعضی از افراد به قصد درک بهتر و یا به دنبال راه حل­های بهتری باشند. یکی از تغییرات مهم در سازمان­ ها استقرار یک سیستم یکپارچه مناسب در جهت افزایش قابلیت­ های سازمانی، بهبود عملکرد، پشتیبان تصمیم­ گیری و ایجاد مزیت رقابتی می­باشد. ولی همواره یکی از مشکلات اساسی در پیاده سازی یک سیستم یکپارچه، مقاومت در برابر تغییر (به خصوص توسط منابع انسانی) می باشد. بنابراین در یک تغییر سازمانی امر مدیریت تغییر در سازمان، به خصوص مدیریت منابع انسانی در حین تغییرات بزرگ، بسیار حائز اهمیت می­باشد. هدف اصلی این مقاله بحث در مورد نقش استراتژی مدیریت تغییر موثر در پیاده سازی یک سیستم یکپارچه و فرآیند­های مهم در این زمینه می­ باشد.

کیم لی و گاسین پنج مانع بحرانی را در پیاده سازی سیستم یکپارچه شناسایی کردند: تضاد منافع، تعهد ناکافی منابع انسانی، عدم تخصص مدیریت تغییر سازمانی، عدم طراحی مجدد فرآیندهای کسب و کار در جهت استفاده از ERP، و مقاومت کاربران

در یک تحقیق با داده های جمع آوری شده از 69 سازمان تولیدی از طریق نظرسنجی، مشخص شد که یک وابستگی منفی میان مقاومت در برابر تغییر و میزان دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده و رضایت کاربران وجود دارد. علاوه بر آن نشان داد، بیشترین تلاش مدیریت در زمینه پیاده سازی، در راستای هماهنگی میان مقاومت تغییر و رضایت کاربران بوده به طوری که در بعضی موارد از دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده عقب نشینی کردند. این مطلب نشان دهنده این است که عامل انسانی یکی از مهم­ترین مباحث پیاده سازی ERP می باشد. در حین پیاده سازی ERP معمولاً مدیریت ارشد سازمان با نگرش های غیر از انتظاری مواجه می شود. بنابراین جهت یک پیاده سازی موفق، باید با به کارگیری یک استراتژی و فرایند مدیریتی مناسب، با مشکلات ناشی از آن مقابله نماید.

شکل 1- نقش مدیریت تغییر در دستیابی به اهداف و رضایت کاربران

مدیریت تغییر

مديريت تغيير به ايجاد تغييرات با يک برنامه به روش سيستماتيک و مديريت شده اشاره دارد و هدف آن اثربخشي بيشتر سيستم­ ها و روش­ هاي جديد اجرايي در يک سازمان در حال پيشرفت است. شناخت مدیریت تغییر و ابزارها و فرآیندهای مربوط به آن در پیاده­ سازی سیستم یکپارچه بسیار مهم می­باشد. مدیریت تغییر یکی از نگرانی­ های اساسی بسیاری از سازمان­ های درگیر پیاده سازی سیستم یکپارچه بوده است. در مدیریت تغییر و برقراری سیستم یکپارچه و انجام مهندسی مجدد، شناخت فعالیت ها، فرآیندها و روش ­های مختلفی که در سازمان جاری است و قابل درک برای کارکنان سازمان است، بسیار حائز اهمیت می­باشد. دو منبع اساسی در مقاومت سازمانی در تغییرات قابل شناسایی است : الف) درک ریسک : که شاید بیشتر به یک درک نادرست از میزان ریسک در اجرای سیستم یکپارچه اشاره کند.  ب) عادت­ها : که به کارهای معمول و روتین افراد اشاره دارد و مغایر با یک تغییر می­باشد. برای کاهش مقاومت تغییر باید مدیران قسمت­ ها و نیز مدیریت ارشد، این دو منبع را تحلیل و شناسایی نموده و با به کارگیری روش های مدیریتی مناسب، با آن مقابله نمایند.

 استراتژی­های مدیریت تغییر

استراتژی های زیادی در این باره تدوین شده که اغلب آنها دارای نقاط مشترکی هستند که در استراتژی آلادوانی مطرح گردید. وی یک استرات‍ژی فرآیند محور را در مدیریت تغییر در سه فاز تدوین دانش موجود، اجرای تغییر و ارزیابی وضعیت، مطرح کرده است.

فاز اول:  تدوین دانش موجود :

مدیریت ارشد سازمان باید ساختار فرآیندهای موجود را شناسایی، مدون و از انجام آنها اطمینان حاصل نماید. اهداف سازمان مشخص شده و یک برنامه بهبود مستمر در راستای آن در نظر گرفته شود. در بسیاری از سازمان­ها فرآیندها به صورت سینه به سینه منتقل می­شود و یک سیستم مدیریت کیفیت و ممیزی مناسب، در سازمان وجود ندارد. در این سازمان­ها پیاده­ سازی سیستم یکپارچه بسیار سخت­ تر انجام خواهد شد. از طرفی ممکن است هر تغییری حتی کوچک، چنان در نحوه انجام فعالیت­ ها به وجود آید، به طوری که در استقرار فعالیت ­ها در سیستم یکپارچه تاثیرگذار بوده و اختلالاتی را در آن به وجود آورد. همچنین در این فاز مدیریت ارشد سازمان باید نیاز کاربران را قبل از اجرای تغییر شناسایی و برطرف کند. برای نمونه می­توان تامین منابع انسانی مناسب، تامین امکانات سخت­ افزاری و نرم ­افزاری مورد نیاز را نام برد.

فاز دوم : اجرای تغییر :

سیستم یکپارچه مورد نظر انتخاب و مزایای پیاده­ سازی آن برای کارکنان تشریح شود. ارائه آموزش­ ها و آگاهی ­های لازم در مورد لزوم پیاده ­سازی یک سیستم یکپارچه لازم و فرهنگ سازی یکپارچگی سازمانی و ایجاد روحیه مثبت و رو به جلو و درک سیستم یکپارچه و سازگاری کارکنان با آن از جمله اقداماتی است که در این فاز باید انجام گیرد. با انجام این کارها در چند مرحله می توان از طرفی قدرت ریسک منابع انسانی را در برابر تغییرات، افزایش و از طرف دیگر عادت­ هایی که در راستای تغییر نیستند را کاهش داد.

شکل 2- یک چارچوب پیشنهادی برای مدیریت تغییر مرتبط با سیستم یکپارچه ERP

مدت زمان مورد نیاز برای این فاز بسته به اندازه سازمان­ها و پیچیدگی فرآیندهای مربوطه می باشد.

یکی از اقدامات مهم مدیریت تغییر در این فاز، انتخاب سیاست های مناسب برای پیاده سازی وانجام آن خواهد بود. به طور کلی 5 سیاست پیاده سازی سیستم یکپارچه وجود دارد که در جدول زیر نمایش داده شده است :

جدول 1- انواع سیستم پیاده سازی ماژول­ ها

هر کدام از سیاست های مذکور از نظر هزینه یکپارچه­ سازی و میزان هماهنگی مورد نیاز بین بخشهای مختلف سازمان با یکدیگر متفاوت می­باشند. اینکه در یک سازمان از کدام سیاست برای پیاده ­سازی استفاده شود به شناخت فرآیندها، منابع مورد نیاز، اندازه سازمان، میزان تعامل نیروی انسانی و عوامل دیگری بستگی دارد که مدیریت ارشد سازمان، باید در مدیریت تغییر آن را مد نظر قرار دهد.

 فاز سوم : ارزیابی وضعیت تغییر:

در این مرحله سیستم پیاده سازی شده با استفاده از شاخص های کلیدی، مورد ارزیابی قرار خواهد گرفت.

 نکته مهم در این قسمت این است که نقش مدیریت تغییر در فاز اول بیشتر بوده و هر چه به سمت فاز نهایی پیش می رویم نقش آن کمرنگ­ تر می گردد. اگر احیاناً در فعالیت های ابتدایی، این مدیریت به خوبی انجام نشود در ادامه فرآیند تغییر، به تلاش بیشتر از حد معمول برای جبران کاستی ها نیاز می باشد و امکان دارد انجام فعالیت های بعدی با کندی روبرو گردد.

شکل 3 – تاثیر ERP در بهره وری در مدت زمان تغییر و نقش مدیریت تغییر در آن

چگونه می توان یک برنامه مدیریت تغییر سازمانی را به وجود آورد؟

برای این کار 5 مرحله منطقی در جهت پیاده سازی سیستم یکپارچه وجود دارد:

  • شناسایی گروه های سازمانی که تحت فشار تغییرات خواهند بود
  • شناسایی اینکه چگونه تغییرات در گروه ها ایجاد مشکل کرده است ( مانند روی کار آمدن قوانین، ساختارها و فرآیندهای جدید)
  • شناسایی مهارت ها و رفتارهای جدید مورد نیاز برای گروه های سازمان
  • تعیین موانع، مسائل، و نوع مقاومت هایی که به احتمال زیاد در هر گروه رو به رو می شوید.

برای مثال می توان به نرم افزارهای جزیره ای مختلف موجود در سازمان اشاره کرد که به نوعی برای بخشهای مختلف سازمان توسط واحد IT تهیه شده که با کنار گذاشتن این نرم افزارها و به کارگیری یک سیستم یکپارچه شاید مهارت های خاصی که در کار با آن نرم افزار در سازمان وجود داشت، دیگر مورد نیاز واقع نشده و یک احساس منفی در کاهش قابلیت های فردی و یا حتی از دست دادن شغل مربوطه توسط کارکنان به وجود آید. در صورتی که این احساس باید توسط مدیران مدیریت شده و کارکنان به این یقین برسند که قرار نیست که قابلیت هایشان کاهش یابد و یا شغلشان را از دست دهند بلکه نوع کارشان متفاوت خواهد شد و به زودی در کار جدید نیز خبره خواهند شد.

  • طراحی مدیریت تغییر برای مقابله با مسائل گروه های سازمانی و نیز برنامه بازنگری و به روز رسانی منظم آن

نتیجه گیری

هر سازمان نيازمند تغييرات برنامه ريزي شده ­اي است كه بتواند با شرايط در حال تغيير محيط خارجي خود هماهنگ شود و به هدف هاي جديد دست يابد. اين كار، مشكل و گاهي پرهزينه مي باشد ولي برای بقاي سازمان ضروری است. برای دستیابی به تغییر، وجود یک مدیریت سیستماتیک تغییرات، از لحظه تصمیم گیری تا انجام تغییر و مراحل بعد از آن، ضروری می باشد.