CMMS یا EAM

عموماً صنایع دارایی محور با چالش هایی بسیار در ارتباط با مدیریت دارایی خود مواجه­ اند. شاید بتوان گفت که یکی از رایج ترین چالش ها برقراری توازن بین هزینه چرخه عمر و بهره وری کل در سازمان است. در سیستم­های مدیریت دارایی­های فیزیکی، دارایی ها در فازهای طرح­ ریزی، طراحی، خرید، ساخت، راه اندازی، بهره برداری، نگهداری و اسقاط مورد پایش قرار میگیرد. این نکته حائز اهمیت است که تفکر استراتژیک در ارتباط با مدیریت موفق در تمامی جنبه­ های دارایی از ابتدای شناسایی نیاز و طراحی تا اسقاط آن در سازمان وجود داشته باشد. براین اساس در هر کدام از مراحل، تصمیم­گیری با شفافیت بیشتری صورت گرفته و هزینه و مدت زمان اجرای هر کدام از مراحل چرخه عمر بهینه خواهد شد. در صورت عدم وجود نرم ­افزاری یکپارچه، سازمان با چالش بزرگی در مدیریت دارایی مواجه خواهد بود. در برنامه­ ریزی بلند مدت دارایی نیاز است که بتوان در هر زمان هزینه کلی نگهداری و تعمیرات تجهیز از ابتدا تاکنون، هزینه جایگزینی و ارزش کسب شده ­ایی که دارایی در سازمان ایجاد می­نماید را مورد تحلیل قرار داد. این اطلاعات می­بایست در تمامی سطوح به راحتی برای مدیریت سازمان در دسترس باشد. براین اساس با بکارگیری نرم­ افزار در حوزه نت، نگرش سیستمی و فرایندی و همچنین فرهنگ مستند نمودن اطلاعات در واحدهای نت پررنگ ­تر خواهد شد.

در سال­های اخیر با مطرح شدن مفهوم مدیریت دارایی، گرایش بسیاری از سازمان­های دارایی محور از CMMS به EAM بدلیل یکپارچگی مدیریت هزینه ­یابی نت با فرایندهای مالی و دیگر فرایندهای سازمان که در ادامه به آن اشاره خواهد شد، تغییر یافته است. شناخت تفاوت­های این دو نگرش در انتخاب درست نرم ­افزار مناسب برای سازمان بسیار راهگشا خواهد بود. تفاوت اصلی بین این دو محصول نرم ­افزاری در نتیجه و هدف نهایی مورد انتظار این دو راهکار نهفته است. بطور دقیق­تر، CMMS جهت پایداری و مدیریت نگهداری و بهره ­برداری یک تجهیز ضروری است و تمرکز اصلی آن بر روی مدیریت سفارش کار در نت می­باشد در حالیکه EAM جهت بهینه سازی هزینه، ریسک و عملکرد دارایی در کل چرخه عمر مورد نیاز است.

CMMS نرم ­افزار است که عموماً در سطح دپارتمان نت مورد استفاده قرار می­گیرد این درحالیست که EAM برای کل سازمان قابلیت استفاده را خواهد داشت. همچنین تفاوت دیگر در دامنه و گستره دارایی­ هایی است که در EAM و CMMS درنظر گرفته می­شود. EAM برخلاف CMMS، کل asset portfolio شامل دارایی­های فیزیکی، IT، تجهیزات عملیاتی، ساختمان و دیگر دارایی­های ثابت را دربر می­گیرد. بعبارت دیگر EAM یک نرم ­افزار یکپارچه است که دقیقاً مشابه ERP اما برای سازمان­های دارایی محور بکارگرفته می­شود. هر نرم­ افزار EAM میتواند بجای یک نرم­ افزار CMMS مورد استفاده قرار گیرد اما بدلیل قابلیت ­ها و گستردگی­ های EAM، هر نرم­افزار CMMS نمی­تواند بجای یک نرم افزار EAM بکار گرفته شود. EAM سوابق جامع­تری از دارایی­ها در کل فرایندهای چرخه عمر از شناسایی نیازمندی و طراحی تا اسقاط تجهیز را در برمی­گیرد. چرخه عمر دارایی در واقع یک پروژه طولانی مدت است که با فرایند مهندسی و ساخت تجهیز شروع می­شود. بنابراین این راهکار علاوه براین که نیازمندی­های نگهداری و تعمیرات را پوشش می­دهد، نیازمندی­های الزامات و استانداردهای مدیریت دارایی را نیز برآورده می­نماید. یکی از نیازمندی­های اطلاعاتی در استانداردهای مدیریت دارایی نگهداری تمامی اطلاعات دارایی در کل چرخه عمر در یک دیتابیس واحد و در یک سیستم می­باشد. این موضوع یکی از تفاوت­های مهم مابین دو راهکار EAM و CMMS می­باشد. بنابراین به وضوح میتوان دریافت که مدیریت تمام دارایی­ها حول یکپارچگی می­گردد. این رویکرد دید وسیع­تری نسبت به تحلیل هزینه­ های چرخه عمر دارایی مانند هزینه ساخت، هزینه جایگزینی، هزینه توسعه و بازسازی دارایی و هزینه­های نگهداری آن به سازمان خواهد داد.

EAM یک ارزش افزوده­ ای از طریق ردیابی کامل میزان زمان و هزینه صرف شده بر روی دارایی مانند هزینه برونسپاری (مدیریت قرارداد پیمانکاران)، مواد، اجاره دارایی و دیگر هزینه­ های متفرقه ایجاد می­نماید. بطور مثال اگر یک تکنسین نت که به سایت­ها عملیاتی مختلفی سرویس ارائه می­نماید، کلیه هزینه­ های متفرقه مانند هزینه اقامت و سفر به ازای سفارشات کار مرتبط در سیستم قابل ردیابی و کنترل خواهد بود. در صورت وجود حجم بالایی از سفارشات کار (بطور مثال فعالیت­های اورهال) میتوان مدیریت هزینه کلیه فعالیت­ها را از طریق مدیریت پروژه کنترل نمود. با توجه به پشتیبانی این راهکار از استاندارد ISO 14224 میتوان تجزیه و تحلیل بر روی هزینه و زمان صرف شده را براساس طبقه­ بندی­ های اشاره شده در استاندارد مانند کلاس و گروه تجهیز انجام داد.

لازم بذکر است رویکرد مدیریت یکپارچه دارایی، با توجه به وجود استانداردISO 55001 بیش از پیش مورد توجه قرار گرفته است. این استاندارد روشی است مناسب، جهت اثبات و اطمینان به مشتریان و ذینفعان سازمان که عملیات و کنترل هزینه بصورت قابل اطمینانی اجرا شده و همچنین برگشت سرمایه برای سازمان حداکثر خواهد شد. براین اساس شناخت اینکه کدام یک از راهکارهای مذکور برای سازمان شما متناسب است، بسیار حیاتی خواهد بود. در CMMS تمرکز بر روی نگهداری و تعمیرات است، اگرچه امکان گسترش آن به مدیریت انبار و دیگر حوزه ها وجود دارد اما اغلب توسط نفرات واحدهای نت مورد استفاده قرار می­گیرد. (بسیاری از نرم افزارهای CMMS قابلیت­های بیشتر از آنچه به عنوان مدیریت سفارش کار شناخته میشوند، را نیز پوشش می­دهند). سیستم­ های CMMS با هدف جمع آوری هزینه های مواد، نیروی انسانی، خدمات و به عنوان ابزاری جهت ثبت اطلاعات نگهداری تجهیز طراحی میشوند. لازم بذکر است حتی در صورتیکه CMMS قابلیت­های بیشتری را پیشنهاد نماید، در اکثر اوقات بدلیل اینکه به عنوان نرم ­افزار واحد نت شناخته میشود، بدون استفاده باقی خواهد ماند. این در حالیست که با توجه به اینکه EAM طیف بسیار گسترده­ ای از قابلیت ها مانند نیازمندیهای خرید، مهندسی/ طراحی، ایمنی و بهداشت، محیط زیست، مدیریت کیفیت، تضمین کیفیت، مدیریت پروژه، مدیریت امور قرارداد پیمانکاران، مدیریت ریسک، مدیریت اسناد، مدیریت منابع انسانی و مالی را در بر می­گیرد، میتواند برای کل سازمان بدون نیاز به وجود نرم ­افزار­های متعدد و جزیره­ای مورد استفاده قرار گیرد. برآورده­ سازی Timeline­ها در فعالیت­های نت بسیار حیاتی است، بطوریکه در بعضی صنایع هر روز downtime برای سازمان، میلیون­ها دلار ضرر و زیان به همراه خواهد داشت. بنابراین در سازمان­هایی که از چنین سیستم ­های بهره میبرند، بسادگی میتوان تفکیک هزینه­ های نت و نگهداری تجهیز را جمع­ آوری و کنترل نمود. بی­ تردید براساس آنچه بیان شد، CMMS همه نیازمندی­های چرخه عمر دارایی که در استانداردهای مدیریت دارایی اشاره شده است را به تنهایی برآورده نخواهد کرد.

لازم بذکر است بدلیل ارتباط گسترده با طرف­های تجاری بیرون سازمانی (شرکت­های مهندسی و پیمانکاران نگهداری و تعمیرات) در شرکت­های دارای محور، بکارگیری از قابلیت­های Portal و دسترسی به اطلاعات دارایی­های سازمان از یک دیتابیس مشترک بسیار حائز اهمیت خواهد بود. بطور مثال پیمانکار از برنامه نت هفته­ های آتی برای تجهیزات مرتبط آگاه شده و براین اساس میتواند برنامه­ریزی صحیح­تری جهت آماده­ سازی فعالیت­ها و منابع مورد نیاز نماید. همچنین اجازه ثبت نتایج فعالیت­های صورت گرفته توسط پیمانکار بصورت مستقیم در سیستم وجود خواهد داشت که بروکراسی و تاخیر در بروزرسانی فعالیت­های صورت گرفته را بطور فزاینده­ای کاهش خواهد داد. لازم بذکر است یکی از معیارهای مهم در فرایند انتخاب نرم ­افزار EAM، پشتیبانی از طرف­های تجاری درگیر در فرایند مهندسی و طراحی Plant است.

 نتیجه­ گیری:

بسیاری از بسته­ های نرم افزاری CMMS ماژول­های مشابه با EAM را بدون اینکه به اندازه کافی قدرتمند باشند معرفی نموده ­اند. CMMS عموماً برای پاسخگویی به نیازهای ضروری مدیریت نگهداری و تعمیرات و EAM در کلیه فرایندهای سازمان مورد استفاده قرار می­گیرد. بدون شک اندازه و گستردگی و اهمیت مدیریت دارایی در سازمان و میزان محوریت فعالیت مدیریت دارایی میتواند در تصمیم­ گیری و انتخاب CMMS و یا EAM تاثیرگذار باشد. سوابق نشان می­دهد سازمان­های نت کوچک تا متوسط (75 نفر) به احتمال زیاد گرایش به CMMS خواهند داشت. همچنین سازمان­هایی که تعداد پرسنل نت زیاد و دارایی­های مهم، گران و حیاتی دارند، به تهیه نرم ­افزار EAM توصیه می­شوند. در زمانیکه پروژه خرید نرم­ افزار توسط واحد نت هدایت شود، عموماً انتخاب CMMS خواهد بود، زیرا در اینصورت نگرش و نیازمندی سیستم یکپارچه مطرح نخواهد بود. نکته بسیار مهم عدم شتابزدگی در تصمیم­ گیری و انتخاب نرم ­افزار است، زیرا در بسیاری از موارد پس از پیاده­ سازی مجال برگشت به عقب و تصمیم ­گیری مجدد برای سازمان وجود نخواهد داشت. در انتها شایان ذکر است که سازمان­هایی که نیاز فوری به پیاده­ سازی و تهیه نرم­ افزار CMMS دارند (برآورده ­سازی نیازمندی واحد نت در اولویت باشد)، مناسب­ تر است نرم ­افزاری در سطح EAM با قابلیت ماژولار را انتخاب نمایند که بتوانند با قابلیت­های آن رشد نمایند. با این رویکرد آینده­ نگر، سازمان بخش­هایی از یک نرم­ افزار EAM را که تنها نیازمندی­های CMMS را برآورده می­نماید، خریداری نموده اما در صورت نیاز امکان تسریع آن به دیگر فرایندهای سازمان وجود خواهد داشت. با لحاظ نمودن این موضوع، در صورتیکه سازمان بخواهد نرم ­افزار را در دیگر حوزه ­های فرایندی (ایمنی و بهداشت، محیط زیست، مدیریت کیفیت، تضمین کیفیت، مدیریت پروژه، مدیریت امور قرارداد پیمانکاران، مدیریت ریسک، مدیریت اسناد، مدیریت منابع انسانی، مدیریت تولید، مالی و …) مورد استفاده قرار دهد، میتواند ماژول­های مورد نیاز را با حفظ یکپارچگی اطلاعات در سازمان مورد استفاده قرار دهد.