وقوع رویدادهایی نظیر توسعه رقابت جهانی، پیشرفت فن آوری اطلاعات و ارتباطات و دسترسی به سیستم های اطلاعاتی طی دو دهه گذشته و تلاش واحدهای اقتصادی جهت احراز رتبه جهانی و ورود به بازارهای بین المللی، لزوم داشتن نگرشهایی همچون رضایت مشتریان و مدیریت بر مبنای فعالیت را اجتناب ناپذیر کرده است.
همچنین با افزایش سهم فن آوری و سایر اجزای هزینه های سربار در تولید کالاها و خدمات، روشهای هزینه یابی سنتی، اطلاعات صحیح در مورد هزینه سربار و تسهیم آن فراهم نمی آورد در حالیکه اطلاعات بهای تمام شده محصولات، خدمات و مشتریان از مهمترین اطلاعات مالی است که برای تصمیمات مدیریت مورد نیاز است. برآورده نشدن اطلاعات مورد نیاز مدیریت توسط سیستم های هزینه یابی سنتی، واحدهای اقتصادی را به سمت استفاده از سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت (ABC) متمایل کرده است.
سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت یکی از سیستم های نوین هزینه یابی محصولات و خدمات است که نیازهایی از قبیل محاسبه صحیح بهای تمام شده محصول یا خدمت، بهبود فرایندها، حذف فعالیت های زائد، شناخت محرک های هزینه، برنامه ریزی عملیات و تعیین راهبردهای تجاری را برای واحد اقتصادی برآورده می سازد. این سیستم به جای پرداختن به نشانه و معلول، علت ایجاد هزینه را کالبدشکافی کرده و اگر فعالیتی دارای فلسفه توجیهی، متقاضی و حتی ارزش افزوده نباشد، زمینه حذف، تعدیل یا بهبود آن را فراهم می کند. 
ABC بر فعالیتهایی تأکید دارد که برای تولید محصولات (خدمات) باید انجام شوند و سپس هزینه فعالیتها با توجه به میزان استفاده هر محصول از فعالیتها به محصولات تسهیم می شود.
محاسبه بهای تمام شده توسط سیستم های سنتی و ایرادات وارد بر آن:
در سیستم های سنتی هزینه یابی، برای تخصیص هزینه سربار در غالب موارد از هزینه (ساعت) کار مستقیم به عنوان مبنای تخصیص استفاده می شود. در حالیکه امروزه هزینه کار مستقیم غالباً کمتر از 15% و در مقابل هزینه های سربار بیش از 50% از هزینه محصول را دربر می گیرد. بنابراین تخصیص هزینه های سربار بر اساس مبناهایی همچون ساعت (هزینه) کار مستقیم منجر به محاسبه نادرست بهای تمام شده محصولات می شود.
در نظام سنتی، بهای تمام شده محصول طی فرایند زیر محاسبه می شود:
- ردیابی (اختصاص) مواد و دستمزد مستقیم به محصولات یا خدمات.
- تخصیص هزینه های سربار به محصولات یا خدمات بر مبنای یک نرخ جذب معین.
- محاسبه بهای تمام شده محصولات.
به این شیوه محاسبه بهای تمام شده ایراداتی وارد شده است که می توان موارد زیر را بیان کرد:
- هزینه کار مستقیم اهمیت خود را از دست داده است.
- استفاده از یک مبنای تخصیص نمی تواند به طرز مناسبی تمام روابط بین هزینه ها را نشان دهد.
- علی رغم بالا بودن سهم هزینه سربار در هزینه محصول، نحوه تخصیص هزینه سربار به هر اندازه که باشد فاقد اهمیت است.
- این سیستم در جریان های عملیاتی پیچیده و غیرمعمول جوابگو نمی باشد.
- اطلاعاتی صحیح و واقعی در مورد بهای تمام شده و سودآوری شرکت ارائه نمی کند.
هزینه یابی بر مبنای فعالیت برای شرکتهایی مناسب است که ارائه دهنده خدمات مختلفی باشند، دارای هزینه سربار بالا هستند و دارای جریان عملیاتی پیچیده و غیرمعمول می باشند.
در سیستم های هزینه یابی سنتی، عموماً از طریق ایجاد مراکز هزینه، کلیه هزینه های دوایر مختلف عملیاتی و عملیاتی به تعداد خدمات ارائه شده تقسیم می شود تا بهای تمام شده خدمات تعیین شود. در این سیستم هیچ گونه ارتباط مستقیمی بین فعالیتهای لازم جهت تولید محصولات (خدمات) با هزینه ها و همچنین میزان استفاده این فعالیتها از منابع مالی شرکت وجود ندارد. در نتیجه بهای تمام شده محصول منعکس کننده مستقیم فعالیتها و ارزش منابع به کار گرفته شده شرکت نیست. سیستم ABC این نقیصه را بوسیله مرتبط نمودن مستقیم هزینه های سازمانی با هزینه های فعالیت عملیاتی مرتفع می سازد.
سیستم ABC تخصیص هزینه های عمومی و مشترک را در دو مرحله انجام می دهد. در مرحله اول هزینه فعالیتهایی که منجر به پیداش محصولات یا خدمات گشته اند تعیین می شود. این مرحله شامل موارد زیر است :
- بررسی هزینه های عملیاتی و غیر عملیاتی.
- تعیین فعالیتهای مربوط به تولید یا توزیع محصولات یا خدمات.
- تعیین تعداد مراکز فعالیت جهت جمع آوری هزینه ها.
- تعیین هزینه های مربوط هر فعالیت.
مرحله دوم مربوط به جذب هزینه مراکز فعالیت به محصولات یا خدمات جداگانه است. این مرحله شامل موارد زیر است:
- تعیین مبناهای متعدد تولید و غیر تولیدی جهت تخصیص هزینه ها.
- تقسیم هزینه مراکز فعالیت به منباهای مختلف و تعیین نرخ سربار.
- جذب نرخ سربار محصولات یا خدمات گوناگون.
سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت پدیده نوینی است که تفکر هزینه یابی سنتی حسابداری مدیریت را به شدت دگرگون ساخته است و توجه واحدهای اقتصادی بسیاری را به خود جلب نموده است برخی از مزایای این سیستم عبارتند از:
- بهبود سیستم هزینه یابی و تخصیص هزینه های شرکت به طور مطلوب تر.
- تعیین بهای تمام شده و قیمت گذاری به صورت منطقی و دقیق تر.
- کنترل عملیات شرکت و برنامه ریزی و تصمیم گیری کار.
- ارزیابی صحیح تری از عملیات مالی مدیران.
- حذف فعالیتهای بدون ارزش افزوده.
علی رغم این مزیت ها، امروزه شرکت ها کمتر به مبحث هزینه یابی بر مبنای فعالیت پرداخته اند و دلیل عمده آن عدم آشنایی مدیران و صاحبان صنایع مختلف است.
