- تصویب و ابلاغ اهداف مرتبط با سیستم یکپارچه
- حصول اطمینان از کفایت، اثربخشی و کارایی سیستم یکپارچه
- حصول اطمینان از وجود اختیارات، پاسخگویی و صلاحیت‌های لازم جهت استقرار سیستم یکپارچه
- حصول اطمینان از وجود زیرساخت های لازم برای استقرار سیستم یکپارچه
- تصویب برنامه عملیاتی پیاده سازی سیستم
- سیاست‌گذاری و تخصیص منابع جهت آموزش و تقویت فرهنگ سیستمی
- تسریع و حل و فصل مشکلات مرتبط با استقرار سیستم یکپارچه
- پشتیبانی و حمایت از اهداف و اجرای برنامه عملیاتی
- ارائه گزارش ماهیانه از وضعیت استقرار سیستم یکپارچه و بررسی دلایل تاخیر نسبت به برنامه عملیاتی
- مدیریت حوزه کار و فازبندی
- مدیریت منابع انسانی
- مدیریت برنامه ریزی و زمانبندی
- مدیریت هزینه
- مدیریت یکپارچگی
- مدیریت ریسک
- مدیریت روانشناسی
- مدیریت زیرساخت
- مطالعه فرایند
هدف از فاز مطالعه فرایند، بررسی فرایند کسب و کار مشتری و مقایسه با فرایندهای بهینه سیستم میباشد. در صورت شناسایی شکاف مابین قابلیتهای سیستم و نیازمندی کارفرما، نیاز به طراحی فرایند جدید و یا اصلاح فرایندهای بهینه سیستم تعیین و مستند میگردد. در انتها پس از بررسی فرایندهای اصلی مشتری در دامنه پروژه پیاده سازی، مدل فرایندی (فرایندهای مشتری که در سیستم قابل اجرا خواهد بود) و نیازمندیهای سفارشی سازی بالقوه (حتی الامکان کمترین تغییر در فرایندهای بهینه سیستم) شناسایی شده و خروجی فرایند مذکور به تایید کارفرما میرسد. بعبارت دیگر در این گام تمرکز بر روی شناسایی راهکارهای مناسب در سیستم توسط تیم پروژه شرکت دانا سیستم با حداقل سفارشی سازی جهت برآورده سازی نیازمندی مشتری است.
- آموزش کلی سیستم
برای ایجاد آشنایی اولیه مشتری و شرکت پیاده ساز با اصطلاحات همدیگر، آموزشی کلی به همه کارکنان داده می شود تا از ابتدا همزبانی بیشتری بین دو طرف برقرار گردد.
- تست سناریوهای مشتری و خروجی آنها
در این مرحله سناریوهای مختلف ارسالی از سمت مشتری براساس فرایندهای سیستم مورد ارائه قرار خواهند گرفت. همچنین به منظور تست سناریوهای مذکور در پایگاه داده تستی، تنظیمات اولیه (تعریف اطلاعات پایه مورد نیاز سیستم) توسط نفرات تیم پروژه در سیستم صورت میگیرد.
- آموزش جزئیات سیستم و فرایندها
پس از نهایی شدن سناریوها، برنامه اجرای آموزش و نفرات مسئول جهت انجام آموزش و شرکت کنندگان در جلسات طی برنامه ای به کارفرما اعلام میگردد. جلسات آموزش در سطح جزئیات به منظور آشنایی کاربران با تمامی قابلیتهای سیستم مرتبط با فرایندهای شناسایی شده و نحوه تطبیق فرایندها با قابلیتهای نرم افزار و همچنین نحوه ثبت اطلاعات و گزارشات مرتبط در سیستم برگزار می شوند. جلسات آموزشی بصورت کارگاه برگزار می گردد.
- تست سناریو توسط کاربران مشتری
در این مرحله سناریوهای مختلف توسط کاربران مشتری مطابق با آموزش های داده شده در مرحله قبل مورد تست قرار خواهند گرفت. این جلسات بصورت کارگاهی برگزار می گردد.
- مشخص کردن سطوح دسترسی
برای کنترل سطوح دسترسی کاربران در هر ماژول، می بایست رولهای لازم براساس فرایندهای شناسایی شده توسط نفرات تیم پروژه به تفکیک ماژول مرتبط تعیین و سپس توسط نفرات فنی پروژه در سیستم تعریف گردد. لازم بذکر است پس از اخذ تائیدیه های لازم مبنی بر اعطا دسترسی کاربران توسط مدیران مرتبط در سازمان، این رولها به کاربران تخصیص مییابند.
- ساخت گزارشات مورد نیاز
در برخی موارد، گزارشات موجود در سیستم، پاسخگوی نیاز کاربران نمی باشند. در اینگونه موارد، طی جلسه ای با واحدهای متقاضی گزارش (گزارش چاپی یا تحلیلی)، نسبت به تهیه مشخصات آن اقدام می گردد.
- انتقال اطلاعات
در ابتدای پیاده سازی نرم افزار، ورود و انتقال اطلاعات در سیستم توسط شرکت دانا سیستم انجام می گردد. بر این اساس جهت ورود اطلاعات در سیستم، فایل الگو توسط نفرات اجرایی به نفرات واحدهای مربوطه آموزش داده می شود. پس از تکمیل اطلاعات مورد نیاز در فایل الگو و صحه گذاری اطلاعات توسط نفرات مرتبط در سازمان، نفرات اجرایی پروژه، این اطلاعات را جهت بهره برداری از طریق ابزارهای مختلفی مانند data migration به سیستم منتقل خواهند کرد. کمک به تکمیل فایل های الگو توسط مشتری از الزاماتی است که مدیر پروژه باید به آن دقت کافی داشته باشد.
- شروع بکار سیستم
تاریخی جهت شروع بکار سیستم جدید انتخاب گردیده و به همه سازمان اعلام می گردد. در این تاریخ کلیه کاربران نهایی فعالیت های خود را در سیستم جدید انجام خواهند داد.
- پشتیبانی همزمان
پس از شروع بکار سیستم، تا حدود 1 الی 2 ماه بعد از شروع بکار سیستم، کارشناسان بصورت همزمان کنار کاربران خواهند بود تا از درستی انجام فرایندها در سیستم اطمینان حاصل کنند.
اگر همه جوانب ذکر شده در بالا دیده نشود، گاهی اوقات پس از شروع بکار سیستم مشکلی بوجود می آید که مانع بزرگی برای شروع انجام فعالیت های نرم افزاری خواهد شد. مدیر پروژه در این موقعیت باید تصمیم بگیرد که موارد را به سرعت برطرف خواهد کرد و یا زمان دیگری را برای شروع دوباره در نظر خواهد گرفت. با توجه به فشار کاری زیاد در مراحل آخر کار پیاده سازی، مدیر پروژه باید از همه توان مشاوران خود برای تکمیل هر کدام از فعالیت ها استفاده کرده و ارتباطات ماژول ها را با هم کنترل کند. در ایران بیش از اینکه مهم باشد که نرم افزار ERP شما در کدام رتبه جهانی است، مهم این است که تیم پیاده سازی شما اشراف و تعامل کافی برای پیاده سازی سیستم داشته باشد.
