Skip links

مدیریت ریسک در پیاده سازی ERP

در سال­های اخیر، توجه به سیستم­های برنامه­ ریزی یکپارچه (ERP) افزایش یافته است. تجربه نشان داده است که پیاده­ سازی ERP همواره پیچیده و با مشکلات زیادی روبرو بوده است. یکی از عوامل موفقیت در پیاده ­سازی سیستم­های ERP شناسایی صحیح ریسک ­ها و پاسخگویی مناسب به آنها در طول چرخه حیات می­باشد. آنچه در این مقاله مورد بررسی قرار می­گیرد، معرفی فاکتورهای ایجاد کننده این ریسک­ ها از نقطه ­نظر مدیریت ریسک در پیاده ­سازی ERP بوده که چکیده نتایج 130 مقاله علمی معتبر است.

به صورت کلی، مديريت ريسک فرايند برنامه­ ريزي نظام­ مندی است مبتنی بر، عدم قطعیت عوامل تأثیرگذار در پیاده­ سازی و براي تشخيص، سنجش، دسته بندی، تحليل، برنامه ریزی و حذف یا کاهش، و پايش ريسک ­هایی که پیاده­ سازی را تهدید یا برای آن ایجاد فرصت می­کنند. مدل ­های مختلفی برای مدیریت ریسک ارائه شده است که اکثر آنها فرآیندهای زیر را، فرآیندهای اصلی مدیریت ریسک می­دانند.

  • برنامه ­ریزی مدیریت ریسک
  • شناسایی ریسک­ ها
  • تحلیل کیفی ریسک­ ها
  • تحلیل کمی ریسک­ ها
  • پاسخگویی به ریسک­ ها و ارائه راهکارهای کاهش اثر
  • کنترل و ارائه بازخورد

همانطور که می­دانیم، مراحل پیاده ­سازی ERP، شامل سه فاز کلی است که در شکل 1 این سه فاز با توجه به منابع مورد نیاز، نمایش داده شده است. فاز اول مربوط به فاز مفهومی بوده که برنامه­ ریزی استراتژیک تا انتخاب سیستم مناسب را دربرمی­ گیرد. فاز دوم شامل پیاده­ سازی سیستم، تست و استقرار نهایی بوده است. فاز سوم مربوط به زمان بعد از پیاده ­سازی سیستم یکپارچه بوده که شامل نگهداری سیستم، به روز رسانی و مدیریت بهبود سیستم می­ شود. پیاده­ سازی ERP در صورتی با موفقیت صورت می­گیرد که هر یک از این سه فاز به درستی مدیریت شوند. ریسک­ های پیاده­ سازی ERP، در هریک از مراحل سه­ گانه وجود داشته که به تفکیک قابل بررسی هستند.

فرآیند شناسایی ریسک ­های پیاده­سازی، همواره برای مدیران فرآیندی چالش برانگیز بوده و با مفاهیم مختلفی مانند فاکتورهای ریسک، فاکتورهای عدم قطعیت و یا فاکتورهای کلیدی موفقیت، مورد بررسی قرار می­گیرند. ما در این مقاله به بررسی 16 فاکتور اصلی ریسک در پیاده­ سازی ERP می پردازیم.

  • انتخاب سیستم مناسب: تجربه نشان داده است که انتخاب درست نرم افزار و سیستم مورد استفاده در سازمان، بسیار مهم است. روش­ ها و معیارهای مختلفی برای انتخاب درست سیستم یکپارچه ارائه شده است، که به کارگیری این روش­ها، به سازمان­ها در جهت کاهش اثر این ریسک در پیاده­ سازی ERP، کمک می­کند. نرم­ افزار مورد استفاده باید از نظر راحتی استفاده کاربر، وظیفه­ گرا بودن، نسخه مورد استفاده، قابلیت ارتقا آسان، انعطاف ­پذیر بودن و میزان امنیت مورد برسی قرار گرفته و اثر پیاده­ سازی آن روی فرآیندهای سازمان مطالعه و ارزیابی شود.
  • دانش و مهارت تیم اجرایی: یکی از عوامل موفقیت در پیاده­ سازی ERP، دانش و مهارت کافی تیم اجرایی در حوزه فرآیندها، فناوری اطلاعات، نرم افزارهای مربوطه و توانایی­ های مدیریتی است.
  • مشارکت مدیران ارشد سازمان: مشارکت، حمایت و تعهد مدیران ارشد به سیستم یکپارچه از جمله عوامل مهم در موفقیت پیاده ­سازی ERP است.
  • کارآمد بودن سیستم و ساختار ارتباطات در سازمان: سیستم ارتباطات و مدیریت صحیح آن، نقش مهمی در موفقیت پیاده­ سازی ERP در سازمان دارد.
  • مشارکت کافی کاربران کلیدی: کاربران کلیدی سازمان در هر واحد باید مشارکت و هماهنگی کافی را در پیاده­سازی ERP و آموزش کاربران آینده سیستم داشته باشند.
  • آموزش کافی به کاربران نهایی: آموزش مناسب، موثر و جدی از عوامل موفقیت در پیاده ­سازی فرآیندهای جدید و استفاده از سیستم یکپارچه بود که لازمه آن استقرار فرهنگ دانش محوری در سازمان است.
  • عدم طراحی پیچیده فرآیندها و پیاده سازی تعداد زیاد ماژول­ها در زمان نامناسب: افزایش تعداد ماژول­ ها، پیچیدگی سیستم را افزایش داده و پیاده­ سازی آن را با چالش­های زیادی روبرو می­کند. نیاز است پیاده­ سازی سیستم مرحله به مرحله و با انتخاب ماژول­ های موردنیاز آغاز شود.
  • مهندسی مجدد فرآیندی (BPR) مناسب: تحلیل عمیق فرآیندهای سازمانی و بازنگری آنها بر اساس عملکردهای برتر سیستم ERP، از جمله عوامل مهم در موفقیت پیاده­سازی سیستم یکپارچه می­باشد.
  • مدیریت تغییر (Change Management) مناسب: پیاده ­سازی ERP تنها پیاده­ سازی سیستم و تکنولوژی نیست و لازم است تمام سازمان با توجه به تغییرات بوجود آمده در ساختار و فرآیندها (تغییر از دانش منسوخ به دانش جدید)، به درستی و با استفاده از مکانیزم­ های مشخص (فرهنگی، سیستمی، رفتاری و فنی)، مدیریت شوند، البته باید توجه داشت که مدیریت تغییر در فازهای ابتدایی اهمیت بیشتری دارد.
  • استفاده از سرویس ­های مشاوره حرفه ­ای: استفاده از سرویس ­های مشاوره بیرون از سازمان، بسیار در پیاده ­سازی ERP، رایج بوده و استفاده از تجارب، دانش مدیریتی، دانش فنی، تغییرات بوجود آمده و ماژول­ های موفق و ناموفق پیاده­ سازی شده در سازمان­ های مشابه، ریسک­ شکست را به شدت کاهش می­دهد.
  • رهبری مناسب: رهبری متعهدانه، وجود ارتباطات شفاف در سطح بالای مدیریت، تقویت تیم اجرایی و استفاده از تکنیک­ های مدیریت پروژه از جمله عوامل کلیدی موفقیت در پیاده­ سازی ERP بوده که عدم وجود آن، خود ریسک بزرگی در پیاده سازی است که ریسک­ های بسیاری از آن نشأت می­گیرند.
  • سیستم فناوری اطلاعات نامناسب: بلوغ کافی فرآیندهای فناوری اطلاعات در سازمان یکی دیگر از عوامل موفقیت است. پیاده ­سازی استانداردهای مربوطه، می­تواند موجب کاهش اثرات مخرب این ریسک شوند که تبعاً زمان­بر است.
  • وجود سیستم نگهداری مناسب: نگهداری سیستم یکپارچه بعد از پیاده ­سازی آن، از اهمیت ویژه­ ای برخوردار بوده که هزینه نگهداری سالیانه سیستم حدوداً 25 درصد هزینه­ های اولیه صرف شده در پیاده­ سازی ERP است.
  • ایجاد بهبود مستمر در سیستم یکپارچه: سیستم ERP، نیاز به سرمایه­ گذاری مستمر برای به روز رسانی و افزایش ماژول­ های مورد استفاده در جهت افزایش تطبیق با فرآیندهای­ سازمانی بوده و باید توجه داشت که عدم توجه به این فاکتور، بعد از پیاده­ سازی سیستم، سازمان را تهدید می­کند.
  • برنامه­ ریزی و تفکر استراتژیک مناسب: سازمان باید اهداف استراتژیک خود را از پیاده­ سازی ERP، به روشنی، مشخص کند. استراتژی­ های فناوری سازمان باید با استراتژی­ های کسب و کار سازمان، همسو شوند. در صورتی که سازمان­ ها به درستی ندانند اهداف آنها در پیاده ­سازی ERP، چیست و با چه برنامه ­ای می­توانند به این اهداف دست­ یابند، شکست آن حتمی خواهد بود.
  • مدیریت مالی مناسب: با توجه به اینکه پیاده­ سازی ERP، هزینه ­های بالایی برای سازمان دارد، مدیریت استراتژیک مالی قبل از اجرا و در حین پیاده ­سازی آن، اهمیت زیادی در پذیرش و موفقیت سیستم دارد.

با بررسی­ های انجام شده از میان موارد بیان شده 5 فاکتور زیر اهمیت بیشتری دارند:

  • انتخاب سیستم مناسب
  • برنامه­ ریزی و تفکر استراتژیک مناسب
  • رهبری مناسب
  • مدیریت تغییر (Change Management) مناسب
  • آموزش کافی به کاربران