در سالهای اخیر، توجه به سیستمهای برنامه ریزی یکپارچه (ERP) افزایش یافته است. تجربه نشان داده است که پیاده سازی ERP همواره پیچیده و با مشکلات زیادی روبرو بوده است. یکی از عوامل موفقیت در پیاده سازی سیستمهای ERP شناسایی صحیح ریسک ها و پاسخگویی مناسب به آنها در طول چرخه حیات میباشد. آنچه در این مقاله مورد بررسی قرار میگیرد، معرفی فاکتورهای ایجاد کننده این ریسک ها از نقطه نظر مدیریت ریسک در پیاده سازی ERP بوده که چکیده نتایج 130 مقاله علمی معتبر است.
به صورت کلی، مديريت ريسک فرايند برنامه ريزي نظام مندی است مبتنی بر، عدم قطعیت عوامل تأثیرگذار در پیاده سازی و براي تشخيص، سنجش، دسته بندی، تحليل، برنامه ریزی و حذف یا کاهش، و پايش ريسک هایی که پیاده سازی را تهدید یا برای آن ایجاد فرصت میکنند. مدل های مختلفی برای مدیریت ریسک ارائه شده است که اکثر آنها فرآیندهای زیر را، فرآیندهای اصلی مدیریت ریسک میدانند.
- برنامه ریزی مدیریت ریسک
- شناسایی ریسک ها
- تحلیل کیفی ریسک ها
- تحلیل کمی ریسک ها
- پاسخگویی به ریسک ها و ارائه راهکارهای کاهش اثر
- کنترل و ارائه بازخورد
همانطور که میدانیم، مراحل پیاده سازی ERP، شامل سه فاز کلی است که در شکل 1 این سه فاز با توجه به منابع مورد نیاز، نمایش داده شده است. فاز اول مربوط به فاز مفهومی بوده که برنامه ریزی استراتژیک تا انتخاب سیستم مناسب را دربرمی گیرد. فاز دوم شامل پیاده سازی سیستم، تست و استقرار نهایی بوده است. فاز سوم مربوط به زمان بعد از پیاده سازی سیستم یکپارچه بوده که شامل نگهداری سیستم، به روز رسانی و مدیریت بهبود سیستم می شود. پیاده سازی ERP در صورتی با موفقیت صورت میگیرد که هر یک از این سه فاز به درستی مدیریت شوند. ریسک های پیاده سازی ERP، در هریک از مراحل سه گانه وجود داشته که به تفکیک قابل بررسی هستند.
فرآیند شناسایی ریسک های پیادهسازی، همواره برای مدیران فرآیندی چالش برانگیز بوده و با مفاهیم مختلفی مانند فاکتورهای ریسک، فاکتورهای عدم قطعیت و یا فاکتورهای کلیدی موفقیت، مورد بررسی قرار میگیرند. ما در این مقاله به بررسی 16 فاکتور اصلی ریسک در پیاده سازی ERP می پردازیم.
- انتخاب سیستم مناسب: تجربه نشان داده است که انتخاب درست نرم افزار و سیستم مورد استفاده در سازمان، بسیار مهم است. روش ها و معیارهای مختلفی برای انتخاب درست سیستم یکپارچه ارائه شده است، که به کارگیری این روشها، به سازمانها در جهت کاهش اثر این ریسک در پیاده سازی ERP، کمک میکند. نرم افزار مورد استفاده باید از نظر راحتی استفاده کاربر، وظیفه گرا بودن، نسخه مورد استفاده، قابلیت ارتقا آسان، انعطاف پذیر بودن و میزان امنیت مورد برسی قرار گرفته و اثر پیاده سازی آن روی فرآیندهای سازمان مطالعه و ارزیابی شود.
- دانش و مهارت تیم اجرایی: یکی از عوامل موفقیت در پیاده سازی ERP، دانش و مهارت کافی تیم اجرایی در حوزه فرآیندها، فناوری اطلاعات، نرم افزارهای مربوطه و توانایی های مدیریتی است.
- مشارکت مدیران ارشد سازمان: مشارکت، حمایت و تعهد مدیران ارشد به سیستم یکپارچه از جمله عوامل مهم در موفقیت پیاده سازی ERP است.
- کارآمد بودن سیستم و ساختار ارتباطات در سازمان: سیستم ارتباطات و مدیریت صحیح آن، نقش مهمی در موفقیت پیاده سازی ERP در سازمان دارد.
- مشارکت کافی کاربران کلیدی: کاربران کلیدی سازمان در هر واحد باید مشارکت و هماهنگی کافی را در پیادهسازی ERP و آموزش کاربران آینده سیستم داشته باشند.
- آموزش کافی به کاربران نهایی: آموزش مناسب، موثر و جدی از عوامل موفقیت در پیاده سازی فرآیندهای جدید و استفاده از سیستم یکپارچه بود که لازمه آن استقرار فرهنگ دانش محوری در سازمان است.
- عدم طراحی پیچیده فرآیندها و پیاده سازی تعداد زیاد ماژولها در زمان نامناسب: افزایش تعداد ماژول ها، پیچیدگی سیستم را افزایش داده و پیاده سازی آن را با چالشهای زیادی روبرو میکند. نیاز است پیاده سازی سیستم مرحله به مرحله و با انتخاب ماژول های موردنیاز آغاز شود.
- مهندسی مجدد فرآیندی (BPR) مناسب: تحلیل عمیق فرآیندهای سازمانی و بازنگری آنها بر اساس عملکردهای برتر سیستم ERP، از جمله عوامل مهم در موفقیت پیادهسازی سیستم یکپارچه میباشد.
- مدیریت تغییر (Change Management) مناسب: پیاده سازی ERP تنها پیاده سازی سیستم و تکنولوژی نیست و لازم است تمام سازمان با توجه به تغییرات بوجود آمده در ساختار و فرآیندها (تغییر از دانش منسوخ به دانش جدید)، به درستی و با استفاده از مکانیزم های مشخص (فرهنگی، سیستمی، رفتاری و فنی)، مدیریت شوند، البته باید توجه داشت که مدیریت تغییر در فازهای ابتدایی اهمیت بیشتری دارد.
- استفاده از سرویس های مشاوره حرفه ای: استفاده از سرویس های مشاوره بیرون از سازمان، بسیار در پیاده سازی ERP، رایج بوده و استفاده از تجارب، دانش مدیریتی، دانش فنی، تغییرات بوجود آمده و ماژول های موفق و ناموفق پیاده سازی شده در سازمان های مشابه، ریسک شکست را به شدت کاهش میدهد.
- رهبری مناسب: رهبری متعهدانه، وجود ارتباطات شفاف در سطح بالای مدیریت، تقویت تیم اجرایی و استفاده از تکنیک های مدیریت پروژه از جمله عوامل کلیدی موفقیت در پیاده سازی ERP بوده که عدم وجود آن، خود ریسک بزرگی در پیاده سازی است که ریسک های بسیاری از آن نشأت میگیرند.
- سیستم فناوری اطلاعات نامناسب: بلوغ کافی فرآیندهای فناوری اطلاعات در سازمان یکی دیگر از عوامل موفقیت است. پیاده سازی استانداردهای مربوطه، میتواند موجب کاهش اثرات مخرب این ریسک شوند که تبعاً زمانبر است.
- وجود سیستم نگهداری مناسب: نگهداری سیستم یکپارچه بعد از پیاده سازی آن، از اهمیت ویژه ای برخوردار بوده که هزینه نگهداری سالیانه سیستم حدوداً 25 درصد هزینه های اولیه صرف شده در پیاده سازی ERP است.
- ایجاد بهبود مستمر در سیستم یکپارچه: سیستم ERP، نیاز به سرمایه گذاری مستمر برای به روز رسانی و افزایش ماژول های مورد استفاده در جهت افزایش تطبیق با فرآیندهای سازمانی بوده و باید توجه داشت که عدم توجه به این فاکتور، بعد از پیاده سازی سیستم، سازمان را تهدید میکند.
- برنامه ریزی و تفکر استراتژیک مناسب: سازمان باید اهداف استراتژیک خود را از پیاده سازی ERP، به روشنی، مشخص کند. استراتژی های فناوری سازمان باید با استراتژی های کسب و کار سازمان، همسو شوند. در صورتی که سازمان ها به درستی ندانند اهداف آنها در پیاده سازی ERP، چیست و با چه برنامه ای میتوانند به این اهداف دست یابند، شکست آن حتمی خواهد بود.
- مدیریت مالی مناسب: با توجه به اینکه پیاده سازی ERP، هزینه های بالایی برای سازمان دارد، مدیریت استراتژیک مالی قبل از اجرا و در حین پیاده سازی آن، اهمیت زیادی در پذیرش و موفقیت سیستم دارد.
با بررسی های انجام شده از میان موارد بیان شده 5 فاکتور زیر اهمیت بیشتری دارند:
- انتخاب سیستم مناسب
- برنامه ریزی و تفکر استراتژیک مناسب
- رهبری مناسب
- مدیریت تغییر (Change Management) مناسب
- آموزش کافی به کاربران
